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上海會計電算化備案,財政局備案服務解決方案

會計電算化備案 是指企業、行政事業單位在實行以計算機替代手工記賬前應到相關財政部門將電子化會計核算數據以及可見性會計文檔資料進行檢測、備案的過程。 備案也稱會計電算化驗收,根據財政部門規定,任何公司使用財務系統或企業資源管理系統,必須通過所屬財政局的驗收。

備案制度是會計電算化實施的重要組成部分。企業備案成功后,其使用的財務管理系統將通過財政管理部門的認證。同時備案可以讓企業發現在會計電算化應用中存在的問題和財務會計人員在“會計基礎工作規范”方面工作的不足,并據以糾正,從而歸避財政、稅務、審計部門關于會計工作核查帶來的懲罰風險,保證會計核算、管理等工作的正常運行。另外,備案也可以提高企業財務信用等級,方便企業本地融資。

備案服務流程

第一步:準備初始數據
國標規范化處理之后由備案工具生成接口備案軟盤、賬表并同企業備案表及相關復印件等形成一套完整備案資料。
第二步:國標規范化處理
根據國家標準接口規范和財政局相關要求,由資深人員對數據及相關內容結合我們專門的備案工具進行處理。
第三步:生成備案接口資料
國標規范化處理之后由備案工具生成接口備案軟盤、賬表并同企業備案表及相關復印件等形成一套完整備案資料。
第四步:財政局備案取得證書
把準備好的一套完整的備案資料送到企業所在的財政局檢測,通過之后當場即可獲得備案證書。

辦理備案所需資料:

1.填寫《上海市某區單位計算機替代手工記帳備案表》一式三份;
2.單位稅務登記證復印件;
3.會計人員會計從業資格證書和電算化證書復印件;
4.會計科目代碼表;
5.內部財務會計制度、會計電算化內部控制和管理制度;
6.報送并行期間包括初始化數據在內的完整的會計月度數據軟盤(除事業單位、金融保險 企業、證券機構), 導出的數據必須符合《信息技術 會計核算軟件數據接口規范》( GB/T 19581-2004)標準的要求;
7.單位會計基礎工作規范化承諾書;
8.人機并行期間套打輸出的會計文檔樣張,包括不同類別的會計機制憑證、現金和銀行日記 帳、某科目的明細帳、總分類帳和會計報表。(報送的數據軟盤與會計文檔樣張為同一會 計期間)
注 :6條和第8條,必須通過軟件開發完成。而且一定要完全理解數據接口的標準!

我們的服務優勢

1、我們的專業備案實施人員經過長期深入的研究與實際的項目操作已經完全掌握了該標準的具體操作細則,可以保證我們導出的備案接口文件完全符合該接口規范標準的要求。
2、 對備案流程的熟練操作。我們熟知上海財政局備案核查軟件檢測流程與檢測要素,詳細了解上海各財政分局的備案要求、備案地點、備案時間和備案負責人,掌握備案過程中的要點、難點及對應的解決方法,這些都是備案是否成功的關鍵所在。
3、 備案財務數據的準備。我們已成功實施過SAP、Oracle、QAD、Fourth Shift、SunSystems、Exact、JDE、Axpata、Accpac、用友、金蝶等ERP財務系統的備案項目,精通各種財務系統與備案數據的聯系要素、讀取與轉換方法,在我們高效、專業的服務下幫助客戶完成備案數據準備工作,既不會給客戶方會計人員增加額外的工作量又能保證拿到備案證書的效率。
4、本著立誠守信、客戶至上、專業服務的原則我們將為您提供全方位的備案服務,我們與財政局建立了良好的合作關系,是財政局一致好評的公正合法規范的備案服務單位,我們已經把客戶可能遇到的麻煩或問題都準備了完善的解決方案,保證客戶輕松的拿到備案證書。

會計電算化備案須知

1.會計基礎工作
必須符合財政部《會計基礎工作規范》、《會計電算化工作規范》及《上海市會計基礎工作規范管理辦法》(滬財會【2002】35號)的要求,并應取得區財政頒發的《會計基礎工作規范證書》。
2.會計核算軟件
必須達到財政部《會計核算軟件基本功能規范》(40條)的要求,符合國家統一會計制度的有關規定,并取得合法使用權(即非盜版);同時該軟件應具備符合上海市質量技術監督局公布的《信息技術會計核算軟件數據接口規范》(DB32/T270-2002)的接口(也可直接在我公司購買)。凡要求備案的,必須通過閔行區財政局會計科用《會計稽核軟件》對上報的會計軟件是否符合《信息技術會計核算軟件數據接口規范》標準進行檢測(目前對行政事業單位、金融保險企業、證券機構等暫不適用),凡不符合規范標準的,財政部門不接受備案。
對于過去已通過驗收或備案的單位目前尚未安裝(DB31/T270-2002)的接口,應立即與軟件公司聯系安裝,否則今后年檢不予通過。
3.計算機配備
配備專門或能保證獨立運行的計算機或計算機終端。
4.會計人員持證上崗
配備專職或兼職管理、操作、維護計算機軟硬件人員。會計人員必須持有《會計從業資格證書》及《會計電算化知識培訓合格證書》。
5.人機并行
在實施用計算機替代手工記賬前,用計算機進行會計核算與手工記賬必須同步運行一定時間(具體時間由各單位視情況自行確定),并取得下一致的結果。
6.會計資料的錄入、核算
必須符合國家統一會計制度的有關規定。各類會計可見性文檔(賬證表)必須按國家統一會計制度、《會計基礎工作規范》的有關規定采用中文或中英文對照,字跡清晰,按期或滿頁套打輸出統一的會計可見性文檔,并按財政部《會計檔案管理辦法》保存。
7.會計資料套打輸出具體要求:
(一)憑證:一般可使用立信牌通用“記賬憑證”(TR101 記賬憑證)或(TW101處幣記賬憑證),憑證類別按《會計基礎工作規范》第五十條第二款規定,記賬憑證可以分為收款憑證、付款憑證、轉帳憑證,也可以使用通用記賬憑證。不能籠統設置現金憑證、銀行憑證。憑證必須連續編號。套打輸出機制憑證應符合《會計基礎工作規范》第五十三條規定,對于機制記賬憑證,要認真審核,做到會計科目使用正確,數字準確無誤,附件張數應顯示。要打印出制單、復核人員中文姓名并再加蓋制單、審核、記賬、會計主管人員印章或者簽字。業務應逐筆分開及時錄入,不應合并記賬,應避免多借多貸、只有借或只有貸的情況在一張憑證上出現。憑證必須隨時打印輸出。
(二)賬簿:
日記賬一般可使用立信牌(TR211 日記賬 明細賬)或(TW211 外幣日記賬 明細賬),分為現金日記賬和銀行存款日記賬。日記賬要求當天業務應及時錄入,當日余額不能出現紅字。日記賬中的對應科目應反映所對應的一級科目名稱或一級、二級科目名稱,不能只反映科目代碼,不反映科目名稱。日記賬必須每月打印一次。
明細賬分為三欄式(與日記賬賬頁相同)、多欄式(TR231多欄式明細賬、TR232多欄式明細賬副頁)或(TW231多欄式明細賬、TW232多欄式明細賬副頁)、數量金額式(TR221數量金額明細賬)或(TW221數量金額明細賬)等格式。明細賬賬目(即賬頁以線部分標題)應是一級科目名稱,如應收賬款明細賬,而不應是XX公司明細賬或XXXX多欄賬。明細賬每筆業務摘要應反映出該 筆業務的主要內容(名稱、數量、單價等具體內容)。明細賬可以根據企業需要不反映對應科目,并可以滿頁打印或半年、一年打印一次。
總賬分為(TR201總分類賬)和(TR202匯總式總賬)或(TW201總分類賬)、(TW501余額匯總表代總賬),TR201和TW201總分類賬可以每年打印一次;而TR202和TW501匯總式總賬(俗稱科目余額表)必須每月打印一次,并只反映一級科目。
(三)報表:報表設置應嚴格按蓋有上海市財政局報表監制章的當年度手工會計報表為標準樣張設置,計算機報表與手工報表中的各項目、行次應完全一致,所有會計報表數據必須由計算機系統直接取數輸出,不得人工修改,輸出的會計報表紙張大小與手工報表一致,同時,備案上交的報表月份還必須與上交的會計月度數據軟盤月份一致。
8.會計電算化內部控制制度及管理制度的建立
應根據國家有關法律法規及財政部《內部會計控制規范—基本規范》(滬財會[2001]100號文)有關規定,結合各部門或系統有關內部控制的規定,建立適合本單位業務特點和管理要求的會計電算化內部控制制度,并有效實施。為了與電子信息系統控制要求相適應,各單位還應結合會計電算化工作特點建立健全并有效實施會計電算化內部管理制度,包括:(一)會計電算化崗位責任制、(二)會計電算化操作管理制度、(三)計算機硬件軟件系統維護和數據管理制度、(四)會計電算化檔案管理制度。
9.代理記賬機構及行政事業單位采用集中核算的備案
只要代理集中機構或集中核算單位符合上述各條要求,即可向閔行區財政局會計科備案,用計算機替代手工為委托方或下屬單位記賬,備案表后必須附委托方或下屬單位的名單(如果今后增加委托方或下屬單位則應及時將增加單位的名單報送閔行區財政局會計科)。委托方或下屬單位下必單獨備案。
10.報送資料
各單位具備上述條件,可自行以計算機替代手工記賬,同時應主動與當地財政部門(單位所在地的鎮財政所、街道辦事處財審科、區財政局會計科)取得聯系,領取《備案須知》和《上海市單位計算機替代手工記賬備案表》(一式三份)并填寫好,注意備案表中“備案號”這一行與“備案報送時間”這一行不要填寫。將填寫好一式三份《上海市單位計算機替代手工記賬備案表》與會計科目代碼表、會計電算化有關管理制度、人機并行期間套打輸出的會計可見性文檔抽樣資料(包括不同類別的會計機制憑證、現金日記賬和銀行存款日記賬、某一科目的明細賬、兩種形式的總分類賬及主要的電子報表各一份)一起報送區財政局會計科備案。同時,還需報送并行期間(與報送可見性文檔抽樣資料同期)包括初始化數據在內的完整的會計月度數據軟盤(即同期完整一個月的數據通過DB31/T270—2002標準數據接口導出到軟盤),以便備案時當場檢測數據接口情況。

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